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Comunicação sem imprevistos

26 de Dezembro de 2012

Publicado em Home-office por Minha Área | Nenhum comentário

Problemas na internet e uso incorreto do telefone podem dificultar o dia a dia de quem trabalha em casa e inclusive causar a perda de clientes

Trabalhar de home office só é praticável graças ao telefone e à internet. Com esses aliados é possível falar com os clientes sem que eles façam a menor ideia de que o lugar em que o profissional está é muito diferente de um escritório. Mas quem opta por tal cenário às vezes tem que lidar com certos problemas, como familiares usando a linha ou internet caindo. Afinal, residências não costumam ter a mesma infraestrutura que endereços comerciais. O melhor é se prevenir e inovar nas formas de contato para não ser pego de calças curtas no home office e acabar perdendo clientes por dificuldades de comunicação.

O jornalista Felipe Seffrin é correspondente de um jornal de Brasília em São Paulo e tem sua redação montada no apartamento em que mora. Sem contar o telefone fixo e o celular pessoal, ele possui um celular exclusivo para o trabalho, que foi fornecido pela empresa. E se a internet der problema, é só apelar para a placa de internet 3G, também dada pelo jornal. “Aqui em casa mesmo nunca passei aperto, porque o 3 G me salva quando cai a net”, diz.

Telefone

De acordo com a empresária Marina Sell Brik – que mantém junto com o marido um blog sobre home office – o ideal é ter tanto um telefone fixo quanto um celular à disposição. “O celular é utilizado para estar sempre disponível e o fixo para passar uma percepção de credibilidade”, aponta ela, que trabalha com comunicação corporativa e gerencia de seu escritório em casa o atendimento a clientes. “Além disso, é importante obter um serviço de ‘siga-me’, que encaminha as ligações do escritório para o celular”, acrescenta ela.

Dedicar uma linha exclusiva para o home office facilita separar o horário de trabalho da vida pessoal. “Ao final do expediente do dia (ou da semana), basta deixar a linha profissional com uma secretária eletrônica ativada e verificar as chamadas no início do expediente seguinte”, recomenda o administrador Augusto Campos, que trabalha com planejamento estratégico e faz home office há cinco anos. “Caso contrário o profissional pode entrar, inadvertidamente e sem contrapartida, em um esquema em que está 24h por dia à disposição”, acrescenta.

Quanto à necessidade de contratar um serviço de internet de redundância, que possa ser usado quando o outro cair, para Marina isso depende de cada profissão. “Acredito que quem trabalha prestando serviços de hospedagem, por exemplo, necessita deste backup. Para os demais, uma banda larga é suficiente”, afirma. Augusto concorda que a necessidade varia de caso a caso. “Se a ausência de conexão à internet por um período médio ou longo (4h, um dia, dois dias) não tiver impacto no seu negócio, não há por que se preocupar. Já se o negócio ocorrer via Internet, o custo da redundância provavelmente é mais do que compensado pela redução do risco de ficar sem condição de prestar seu serviço”, opina.

Outras vias

Se hoje em dia já é normal ter gente trabalhando em casa, porque não seria também usar programas de mensagem instantânea para falar com clientes? E isso não tem nada a ver com falta de profissionalismo. “Outros recursos também são essenciais para o contato eficaz entre profissional e cliente, como sistemas avançados de tecnologia que permitem uma conexão rápida, podendo assim fazer uso de e-mail, skype, msn, entre outros”, afirma a consultora de RH Kátia Nascimento.

Essas ferramentas podem ser usadas em reuniões virtuais, com o auxílio de webcams, o que evita deslocamentos desnecessários. É claro, porém, que tais formas de comunicação – que incluem também SMS –  devem ser usadas com parcimônia e com as pessoas certas. Se o cliente for alguém com quem você pode manter um diálogo mais direto e leve, fique à vontade. “Para assuntos mais importantes, o ideal é o contato telefônico ou até presencial”, recomenda Marina.

No final, o importante é que o cliente saiba que você está disponível. E nessa busca, qualquer recurso é válido – como uma secretária eletrônica, por exemplo. “Isso demonstra profissionalismo, segurança e credibilidade. E, da mesma forma, evita que informações e oportunidades sejam perdidas”, completa a empresária.

Dicas para não derrapar ao contatar clientes no home office:

  • Se seu trabalho exige que você fique online o dia inteiro, tenha um plano alternativo no caso de faltar internet
  • Use uma linha de telefone separada, e não uma extensão
  • Tenha uma secretária eletrônica e retorne sempre as ligações e mensagens deixadas na sua ausência
  • Estabeleça um padrão para atender ao telefone, e se outras pessoas precisarem fazê-lo, oriente sobre a maneira correta

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